Gesprächsprotokoll erstellen: So geht es (noch) einfacher!
Wir helfen dir beim Erstellen deines Gesprächsprotokolls
Ganz gleich, ob in Meetings, Besprechungen oder Therapiesitzungen – spätestens nach einer Stunde kontinuierlichen Inputs durch den Chef oder die Kollegen haben alle Beteiligten vermutlich wieder den Wissensstand erreicht, der vor der Zusammenkunft bestand.
Aus diesem Grund ist das Anfertigen eines Gesprächsprotokolls empfehlenswert. Es dient dazu, alle wichtigen Informationen, Erkenntnisse und Entscheidungen festzuhalten.
Problematisch gestaltet sich allerdings, dass es sich beim Protokollieren um eine ungeliebte Arbeit handelt. Der Protokollführende ist in der Regel nicht in der Lage, aktiv an der Zusammenkunft teilzunehmen und sich effektiv in die Diskussion mit einzubringen.
Für dieses Problem existieren ebenso professionelle wie effiziente Lösungen:
- Eine Option besteht darin, das Erstellen des Gesprächsprotokolls einfach outzusourcen und ein Transkript erstellen zu lassen.
- Eine andere Möglichkeit ist es, zum Protokollieren eine Vorlage zu nutzen.
Worum es sich bei einem Gesprächsprotokoll genau handelt, wie es aufgebaut ist und welche Vor- und Nachteile die beiden genannten Lösungen bieten, wird im Folgenden erläutert.
Gesprächsprotokoll, Besprechungsprotokoll & Wortprotokoll – Was ist das eigentlich?
Einem Gesprächsprotokoll kommen vielfältige Funktionen zu und auch die Einsatzzwecke sind ganz unterschiedlicher Natur. So werden in Unternehmen, Verbänden und Vereinen, aber auch von Psychotherapeuten oder im Rahmen von Coaching- und Feedbackgesprächen mit Mitarbeitern Protokolle angefertigt. Je nachdem, ob es sich um ein Gesprächsprotokoll, ein Besprechungsprotokoll oder ein Wortprotokoll handelt, differiert der Aufbau.
Je nachdem, welche Anforderungen an ein Protokoll bestehen, kann der Wortlaut der kommunikativ miteinander interagierenden Personen auf unterschiedliche Art und Weise festgehalten werden.
Ein Wortprotokoll gibt die Gesprächsbeiträge im exakten Wortlaut wieder – es kommt zum Beispiel bei Gerichtsverfahren zum Einsatz.
Anders gestaltet sich dies bei einem Gesprächsprotokoll bzw. Besprechungsprotokoll, denn die Gesprächsbeiträge werden nicht wortwörtlich protokolliert, sondern vielmehr werden wichtige Informationen, vergebene Aufgaben sowie gemachte Erkenntnisse und Entscheidungen aufgezeichnet.
Wichtig in Bezug auf ein Besprechungsprotokoll ist stets, dass auch Personen, die nicht am jeweiligen Meeting teilgenommen haben, alle wichtigen Informationen mithilfe des Protokolls nachvollziehen können. Mit anderen Worten: Mithilfe eines Gesprächsprotokolls wird der Verlauf eines Meetings erfasst, der rote Faden des Gesprächs nachgezeichnet.
Erstellung des Transkripts durch Experten
Irrelevant, ob es sich um ein klassisches Gesprächsprotokoll einer Besprechung, ein Feedbackgespräch mit einem Mitarbeiter oder eine Niederschrift eines Vortrages handelt – das Erstellen eines Transkripts durch Experten bietet sich grundsätzlich an.
Durch das Abgeben der lästigen Aufgabe des Protokollierens können sich alle unabgelenkt am Gespräch beteiligen und ihm seine volle Aufmerksamkeit schenken. Das Gespräch, der Vortrag oder das Meeting werden einfach mittels einer Diktier-App aufgezeichnet und danach auf Transkripto.de hochgeladen. Innerhalb kurzer Zeit erhält man das Transkript und kann weiter damit arbeiten oder es einfach archivieren.
Wer einen Transkriptionsservice in Anspruch nimmt, hat zwar eine Ausgabe und muss ein paar Tage auf das Protokoll warten, kann allerdings sichergehen, dass das gesamte Gespräch korrekt protokolliert ist und sich alle Teilnehmer aktiv daran beteiligen konnten.
Nutzung einer effektiven Vorlage
Eine weitere Möglichkeit besteht in der Nutzung einer effektiven Vorlage für ein Gesprächsprotokoll. Dies kann entweder selbst erstellt oder aus dem Internet heruntergeladen werden. Sicher ist: Wird eine Protokollvorlage verwendet, erleichtert dies die Arbeit des Protokollierenden ungemein.
Aufbau und Tipps für die Erstellung eines Protokolls
Ein Besprechungsprotokoll ist in drei Komponenten gegliedert:
- Kopf
- Hauptteil
- Schluss
Gesprächsprotokolle werden nach Beendigung des Meetings sowohl von Protokollant als auch dem Sitzungsleiter unterschieben. Unter Umständen kann ein Protokoll auch einen Anhang aufweisen; in diesem befinden sich dann beispielsweise Produktbeispiele oder Präsentationsfolien.
Der Kopf sollte folgende Punkte enthalten:
- Datum
- Ort
- Name des Sitzungsleiters
- Namen der teilnehmenden und abwesenden Personen
- Name des Protokollanten
- Thema des Meetings
Der Hauptteil sollte wie folgt gegliedert sein:
- Alle wichtigen Tagesordnungspunkte
- Relevante Wortmeldungen
- Sonstige Themen
- Feedback zu besprochenen Projekten/Aufgaben des vorangegangenen Meetings
- Verteilte Aufgaben und etwaige Deadlines
- Ergebnisse
- Teilnehmer, die später hinzugekommen sind oder früher gehen mussten
- Termin des nächsten Meetings
Der Schluss enthält:
- Unterschrift des Vorsitzenden (rechts)
- Unterschrift des Protokollanten (links)
- Auflistung etwaiger Anlagen
Vorlage für Ihr Gesprächsprotokoll
Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir eine Vorlage für ein Gesprächsprotokoll für Sie entwickelt. Dieses können Sie hier kostenlos downloaden.
Tipps für die Protokollierung
Um das Verfassen eines Gesprächsprotokolls zu erleichtern, können bestimmte Techniken bzw. Strategien angewendet werden:
- Eindeutige Abkürzungen nutzen
- In Stichpunkten protokollieren
- Gesprächsbeiträge den jeweiligen Rednern zuordnen
- Chronologischen Reihenfolge einhalten
- Zwischen den einzelnen Themenkomplexen für etwaige Nachträge Platz lassen
- Breiteren Rand lassen, um mögliche Einschübe einfügen zu können
- Protokollierende sollten bei Unklarheiten, gleichzeitigen oder mehrdeutigen Wortmeldungen nachfragen
- Unwichtige Gesprächsbeiträge weglassen
- Vorlesen des Gesprächsprotokolls am Ende des Meetings; eventuell notwendige Berichtigungen,
- Einwände oder Zusätze festhalten
- Besprechungsprotokoll in Reinschrift anfertigen
Fazit – Gesprächsprotokolle
Gesprächsprotokolle werden in vielen unterschiedlichen beruflichen Bereichen benötigt, um die relevanten Sachverhalte von Besprechungen ebenso festzuhalten wie Teilnehmende, Ergebnisse und Beschlüsse.
Obschon ein eigenständiges Protokollieren möglich ist, handelt es sich um eine unliebsame Aufgabe. Wird diese in die Hand von Transkripteuren gelegt oder durch die Nutzung einer effektiven Vorlage vorab strukturiert, ist sichergestellt, dass alle wesentlichen Aspekte eines Meetings schriftlich fixiert und problemlos nachvollziehbar sind.
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